Depuis le 16 mars 2026, l'espace employeur du Passeport Prévention est ouvert. Pour les responsables QHSE comme Nathalie ou les responsables RH de PME comme Stéphane, une question revient sans cesse : concrètement, comment déclarer une formation dans ce nouvel outil, et surtout, qui doit le faire ? La réponse n'est pas la même selon que la formation est dispensée par un organisme certifié ou organisée en interne. Ce guide pratique clarifie chaque cas de figure. Pour une vue d'ensemble du dispositif, consultez notre page dédiée au Passeport Prévention.
Qu'est-ce que déclarer une formation dans le Passeport Prévention ?
Déclarer une formation dans le Passeport Prévention consiste à enregistrer, sur la plateforme officielle passeport-prevention.travail-emploi.gouv.fr, une formation en santé-sécurité au travail suivie par un salarié. Cet enregistrement alimente le passeport individuel du travailleur, qui centralise l'ensemble de ses formations et habilitations en prévention des risques professionnels. La déclaration relève soit de l'organisme de formation, soit de l'employeur, selon qui dispense la formation.
Le dispositif n'ajoute aucune obligation de formation supplémentaire. Il instaure un canal de traçabilité des formations déjà obligatoires (SST, incendie, habilitation électrique…). L'enjeu de la déclaration n'est donc pas réglementaire au sens d'une nouvelle contrainte, mais bien probatoire : disposer d'une preuve centralisée en cas de contrôle ou d'accident.
Qui doit déclarer : employeur ou organisme de formation ?
C'est la première question à trancher, car elle détermine qui agit. Le partage des rôles est clair :
- L'organisme de formation déclare les formations qu'il dispense aux travailleurs du secteur privé comme public. Un organisme certifié Qualiopi comme FJ Prévention déclare donc lui-même les sessions SST, incendie ou habilitation électrique réalisées pour ses clients.
- L'employeur déclare uniquement les formations qu'il organise et dispense en interne, avec ses propres ressources (formateur interne, tuteur, référent sécurité).
- Les sous-traitants n'effectuent aucune déclaration : c'est l'organisme de formation donneur d'ordre qui déclare.
Avant de déclarer une session, vérifiez si elle a déjà été dispensée par un organisme externe. Si c'est le cas, ne la déclarez pas : l'organisme s'en charge. Vous n'avez à enregistrer que vos formations strictement internes.
Cette répartition explique pourquoi, en pratique, un responsable RH n'aura souvent à déclarer qu'une fraction de ses formations : toutes celles confiées à un prestataire certifié remontent automatiquement. Pour savoir quelles formations entrent dans le périmètre, notre article sur les formations éligibles au Passeport Prévention détaille la liste complète.
Les 3 conditions pour qu'une formation soit déclarable
Une formation n'est déclarable dans le Passeport Prévention que si elle remplit trois conditions cumulatives. Si une seule manque, la formation sort du périmètre.
Votre formation est-elle déclarable dans le Passeport Prévention ?
- 1Elle relève de la santé et de la sécurité au travailSST, incendie, habilitation électrique, CACES, gestes et postures, AIPR… entrent dans ce cadre
- 2Elle donne lieu à un justificatif de suivi et/ou de réussiteAttestation de fin de formation, certificat, diplôme ou habilitation délivré
- 3Elle développe des connaissances et compétences transférablesCompétences réutilisables sur un autre poste exposant à des risques similaires
- 4Les 3 conditions sont réunies en même tempsLe caractère cumulatif est impératif : une condition manquante exclut la formation
Concrètement, une formation SST (Sauveteur Secouriste du Travail) coche les trois cases : elle relève de la sécurité, délivre un certificat valable 24 mois et apporte des compétences de secourisme transférables. À l'inverse, une réunion de sensibilisation interne sans attestation ni évaluation ne sera, en général, pas déclarable faute de justificatif.
Comment déclarer une formation interne : la procédure côté employeur
Pour les formations que vous dispensez en interne, voici le déroulé type de la démarche sur la plateforme officielle.
Déclarer une formation interne en 4 étapes
Connexion à passeport-prevention.travail-emploi.gouv.fr via une authentification de type Net-entreprises
Utiliser le simulateur de déclaration officiel pour confirmer que la formation doit être déclarée
Identité du salarié, intitulé, dates, justificatif délivré et compétences visées
Soumettre la déclaration et archiver la confirmation dans votre dossier de traçabilité
Au lancement, les déclarations se font session par session ou salarié par salarié. Une fonctionnalité d'import en masse par fichier est prévue dans le calendrier de déploiement 2026 pour les entreprises qui forment de gros volumes. Les dates précises sont détaillées dans notre calendrier Passeport Prévention 2026.
Les erreurs fréquentes à éviter
La phase de démarrage du dispositif génère des confusions récurrentes. En voici les principales, observées sur le terrain auprès des entreprises girondines.
- Déclarer une formation déjà enregistrée par l'organisme : cela crée un doublon dans le passeport du salarié. Ne déclarez que vos sessions internes.
- Oublier le justificatif : sans attestation, certificat ou diplôme, la formation ne remplit pas la deuxième condition et n'a pas à être déclarée.
- Confondre obligation de formation et obligation déclarative : vos obligations de former vos salariés (article L4141-5 du Code du travail) restent inchangées ; la déclaration ne fait que les tracer.
- Attendre le dernier moment : intégrer la déclaration dans votre processus dès maintenant évite l'accumulation de retard pendant la période de déploiement.
Testez vos connaissances sur la déclaration
Une formation SST dispensée par un organisme Qualiopi : qui la déclare ?
Pourquoi bien déclarer renforce votre conformité
Au-delà de la formalité, une déclaration rigoureuse constitue un atout de preuve. En cas de contrôle de l'inspection du travail ou, plus grave, d'accident du travail, le Passeport Prévention offre une traçabilité centralisée des compétences sécurité de chaque salarié. Pour un dirigeant ou un responsable QHSE, c'est la démonstration concrète que l'obligation de formation à la sécurité a bien été respectée.
C'est aussi un outil de pilotage des recyclages : en centralisant les formations, le passeport facilite le suivi des échéances de renouvellement (MAC SST tous les 24 mois, recyclage habilitation électrique, etc.). Bien utilisé, il transforme une contrainte administrative en levier de gestion des compétences.
En tant qu'organisme certifié Qualiopi, FJ Prévention déclare directement les formations que nous dispensons à vos salariés — SST, incendie, habilitation électrique, CACES. Une étape administrative en moins pour vous. Découvrez notre formation SST à Bordeaux et nos sessions inter et intra-entreprise.
En résumé
Déclarer une formation dans le Passeport Prévention repose sur trois réflexes simples : identifier qui déclare (l'organisme pour ses sessions, l'employeur pour ses formations internes), vérifier les trois conditions cumulatives, et enregistrer la session sur la plateforme officielle en conservant la preuve. Le dispositif n'alourdit pas vos obligations de formation : il les rend traçables. Pour anticiper les échéances du déploiement, appuyez-vous sur le calendrier Passeport Prévention 2026 et sur la liste des formations obligatoires en entreprise.
